Ein Sprach-KI-Assistent für Zahnarztpraxen beantwortet Buchungsanfragen, Stornierungen und häufig gestellte Fragen über die Telefonleitung Ihrer Praxis – rund um die Uhr. Kein Anruf geht mehr verloren, während der Empfang beschäftigt ist oder nach Feierabend: Der Assistent erfasst den Namen des Patienten sowie Wunschdatum und -uhrzeit und bestätigt anschließend die Buchung oder schlägt eine Alternative vor. Dies ist besonders wertvoll für Schmerzpatienten oder Erstkontakt-Patienten: Der Anruf wird sofort und ohne Wartezeit entgegengenommen.
Szenario 1: Eine Buchungsanfrage außerhalb der Öffnungszeiten
Wenn ein Patient um 22:00 Uhr anruft und einen Termin für den nächsten Tag vereinbaren möchte, nimmt der Sprach-KI-Assistent den Anruf entgegen, bietet verfügbare Tage und Uhrzeiten an, erfasst die Patientendaten und trägt die Buchung in den Praxiskalender ein. Wenn der Empfang am Morgen öffnet, ist der Termin bereits erfasst – ein Rückruf ist nicht erforderlich.
Szenario 2: Ein Anruf von einem Schmerzpatienten
Wenn ein Patient mit akuten Schmerzen anruft, stellt der Assistent Fragen, um die Dringlichkeit einzuschätzen (wie lange die Schmerzen schon anhalten, ob eine Schwellung vorliegt) und bietet den nächstmöglichen freien Termin an. Handelt es sich um einen echten Notfall, wird der Anruf direkt an das Praxispersonal weitergeleitet. Dringende Fälle werden so schnell weitervermittelt, anstatt in einer Warteschleife zu hängen.
Szenario 3: Erinnerungen und Reduzierung von Terminausfällen
Der Assistent ruft den Patienten vor dem Termin zur Erinnerung an (oder sendet eine Nachricht, falls WhatsApp integriert ist) und kann im selben Telefonat den Termin verschieben oder stornieren, falls der Patient verhindert ist. Dieser einfache Schritt reduziert Terminausfälle und gibt den Zeitslot für andere Patienten frei.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Die Einrichtung beginnt mit der Anbindung des Sprach-KI-Assistenten an Ihre bestehende Telefonnummer – die Nummer ändert sich nicht. Ihre Leistungen, Öffnungszeiten, Buchungsregeln (Termindauer, welche Behandlungen ein Vorgespräch erfordern) sowie Szenarien für eine direkte Weiterleitung an das Personal (Notfälle, Beschwerden, Preisverhandlungen) werden für den Assistenten definiert. Nach Tests anhand realer Szenarien geht das System live; in Kombination mit einem WhatsApp-KI-Assistenten lässt sich derselbe Buchungskalender über beide Kanäle verwalten.
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Nächster Schritt
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Häufig gestellte Fragen
Nutzt der Sprach-KI-Assistent unsere bestehende Praxistelefonnummer?
Ja, der Assistent wird an Ihre bestehende Telefonleitung angebunden; Sie müssen Ihren Patienten keine neue Nummer mitteilen.
Welche Sprachen unterstützt der Assistent?
Der Assistent kann in mehreren Sprachen konfiguriert werden, darunter auch Türkisch. Praxen mit einem hohen Anteil ausländischer Patienten profitieren davon besonders.
Wie geht der Assistent mit einem echten Notfall um?
Anrufe, die vordefinierten Notfallkriterien entsprechen (starke Schmerzen, Schwellungen), werden direkt an das Praxispersonal oder den Dienst habenden Zahnarzt weitergeleitet. Der Assistent stellt niemals medizinische Diagnosen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel einige Wochen, abhängig davon, wie klar die Leistungen, Öffnungszeiten und Buchungsregeln Ihrer Praxis definiert sind.